Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Buchpilot e.U.
Leopoldstrasse 13/1, 3400 Klosterneuburg, Österreich
E-Mail: lucas.mueller@buchpilot.at
Telefon: +43 664 9674711

2. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website und das Schul-Portal werden bei einem Hosting-Anbieter mit Rechenzentrum in der Europäischen Union betrieben. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Website speichert der Webserver automatisch technische Informationen, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp und Betriebssystem. Diese Daten brauchen wir, um die Website sicher und stabil zu betreiben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Zusammenführung mit anderen Daten findet nicht statt.

3. Cookies

Die öffentlichen Seiten setzen keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken. Wir verwenden keine Tracking-Dienste und keine eingebundenen Inhalte von Drittanbietern. Schriftarten werden direkt von unserem Server geladen.

Wenn Sie sich im Schul-Portal anmelden, setzt das System technisch notwendige Cookies, die Ihre Anmeldung für die Dauer der Sitzung speichern. Ohne diese Cookies ist die Nutzung des Portals nicht möglich (§ 165 Abs. 3 TKG 2021, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4. Kontaktformular und Anfragen per E-Mail

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, optional den Namen Ihrer Schule und Ihre Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen zu unseren Leistungen, sonst lit. f). Die Anfrage wird per E-Mail an uns übermittelt und nicht in einer Datenbank der Website gespeichert. Wir bewahren die Korrespondenz so lange auf, wie es für die Bearbeitung nötig ist und gesetzliche Aufbewahrungspflichten es verlangen.

5. Schul-Portal und Schulbuchlogistik

Für die Abwicklung von Schulbuchbestellungen verarbeiten wir:

• Stammdaten der Schule (Name, Schulkennzahl, Adresse, Liefermodus)
• Kontaktdaten der Ansprechpersonen (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer von Direktion und Schulbuchreferent/in)
• Zugangsdaten zum Schul-Portal (Benutzername, verschlüsselt gespeichertes Passwort)
• Bestell- und Lieferdaten (Titel, ISBN, Klasse, Mengen, Status, Lieferscheine, Übernahmebestätigungen)
• eine Statushistorie, die festhält, wann welche Position von wem bearbeitet wurde

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags mit der Schule (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einer nachvollziehbaren Abwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Daten von Schülerinnen und Schülern verarbeiten wir nicht.

Jede Schule sieht im Portal ausschließlich ihre eigenen Daten.

6. Benachrichtigungen per E-Mail und SMS

Über den Stand von Bestellungen und Lieferungen informieren wir die von der Schule genannten Ansprechpersonen per E-Mail und SMS, zum Beispiel wenn eine Bestellung eingegangen ist oder eine Lieferung übergeben wurde. Die Schule kann diese Benachrichtigungen jederzeit abbestellen. Für den SMS-Versand setzen wir einen spezialisierten Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein, dem nur Telefonnummer und Nachrichtentext übermittelt werden.

7. Büchertische

Bei Verkäufen auf Büchertischen verarbeiten wir die für die Rechnung nötigen Daten: Name, bei Rechnungen über 400 Euro auch die Anschrift, optional die E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand, sowie gekaufte Bücher und Beträge (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).

8. Speicherdauer

Bestell-, Liefer- und Rechnungsdaten bewahren wir sieben Jahre ab Ende des Geschäftsjahres auf, weil uns § 132 Bundesabgabenordnung (BAO) dazu verpflichtet. Kontaktdaten von Ansprechpersonen und Portal-Zugänge löschen wir, sobald die Zusammenarbeit mit der Schule endet oder die Person nicht mehr zuständig ist, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

9. Empfänger Ihrer Daten

Wir geben Ihre Daten nur weiter, wenn es für die Abwicklung nötig ist: an unseren Hosting-Anbieter, an den SMS-Dienstleister, an Verlage und Lieferanten (nur Bestelldaten ohne Kontaktdaten der Schule) sowie an die mit der Betreuung der Website beauftragte Agentur SP-Medien im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nicht statt, außer ein Dienstleister sitzt in einem Drittland. In diesem Fall stellen wir ein angemessenes Schutzniveau über Standardvertragsklauseln der EU sicher.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Wenden Sie sich dazu einfach an lucas.mueller@buchpilot.at.

Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist das die Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at.